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国际标准刊号:2095-2805
国内统一刊号:12-1420/TM
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基于霍尔三维结构的项目组合风险管理体系
【摘要】目组合管理涉及企业多个项目,其中的风险管理不同于单个项目的风险管理,除了要考虑每 个项目自身的风险外,还必须从更宏观的角度考虑项目组合中的风险,风险管理的问题更加复杂,因 此需要不同的管理方法。本文借鉴了霍尔三维管理结构,分别从项目组合管理流程、项目组合风险管 理流程、项目组合风险管理方法、项目组合风险管理组织四个方面建立了项目组合风险管理四维体系 (TLKC 体系)。为当前的项目组合风险管理提供了理论依据,便于企业根据自身情况制定适合的风险管 理措施。 【关键词】项目组合管理;霍尔三维结构;风险管理 1 引言
项目风险管理是指项目管理人员对可能导致损失 的项目不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效地 处置,以最小的成本为项目的顺利完成提供最大安全保 障的科学管理方法[1]。美国项目管理协会制定的《项目 管理知识体系指南(第 3 版)》把风险管理过程分为六个 过程:风险管理规划、风险识别、定性风险分析、定量 风险分析、风险应对规划、风险监控[2]。美国软件工程 研究所(SEI)把风险管理的过程主要分成风险识别、风险 分析、风险计划、风险跟踪、风险控制和风险管理沟通 等部分[3]。而对于风险管理方法的研究,唐小丽、冯俊
文等将网络分析法运用于项目的风险管理,构造了 ANP 模型,并说明如何运用 ANP 模型进行决策[4]。而丁香乾、 石硕则在[5]中通过示例说明了在项目风险管理中如何 应用层次分析法及其对提高项目管理水平所具有的重 要意义。其他研究如杨玉武认为团队成员之间的风险认 知差异对项目风险管理的效果会有重要影响,并提出了 一系列有助于项目风险管理取得理想效果的措施[6]。综 上所述不难看出,对于单个项目风险管理的相关研究, 在国内外都已经发展得比较成熟,并且逐渐趋向一致。 但是在项目组合的风险管理方面的研究,近几年才开始 起步。Anuradha Rajapakse 等人利用原型软件工具 (prototype software tool)对制药 R&D 项目组合中的收益 和风险进行了评估[7]。Franco Caron 等人运用风险价值 方法(value at risk),针对工程和承包项目分析了组合平
资助信息:本文受到国家自然科学基金面上项目:项目群环境 下非经营性政府投资项目协同监管研究(71271085);北京市哲学 社会科学十二五规划项目:北京市政府投资复杂大型项目协同监管 机制研究(12JGB044)支持
衡过程中的风险,并建立了基于风险的组合平衡模型[8]。 而在国内研究人员也逐渐开始把目光投向项目组合的 风险管理。戚安邦,刘广平在[9]中提出通过弥补知识缺 口的方法来增加机会并降低威胁,使得组织可以更加积 极主动地应对风险,从而能够保证组织组合战略目标的 实现。詹伟、王兆红等在中[10]提出了基于企业的项目 组合风险管理模型、项目集和项目风险管理模型,并对 组合管理中风险管理的基本流程和主要工作进行了分 析。但是这些研究多是把重点放在风险管理的方法研究 上,把风险管理从项目组合管理中割裂出来,忽略了对 项目组合管理的研究。本文在对项目组合管理流程进行 详细分析的基础上,把风险管理与项目组合管理相结 合,从而更好的解决项目组合中风险管理的问题。 2 霍尔三维结构
霍 尔 三 维 结 构 是 美 国 系 统 工 程 专 家 霍 尔 (A.D.Hall)于 1969 年提出的一种系统工程方法论,为 大型复杂的系统进行规划、组织和管理提供了一种系 统的思想方法,因而在世界各国得到了广泛应用。霍 尔三维结构将系统工程整个活动过程分为前后紧密衔 接的七个阶段和七个步骤,同时还考虑了为完成这些 阶段和步骤所需要的各种专业知识和技能。这样,就 形成了由时间维、逻辑维和知识维组成的三维空间结 构。其中,时间维表示系统工程活动从开始到结束按 时间顺序排列的全过程。逻辑维是指时间维的每一个 阶段内所要进行的工作内容和应该遵循的思维程序。 知识维列举需要运用包括工程、医学、建筑、商业、 法律、管理、社会科学、艺术、等各种知识和技能。 三维结构体系形象地描述了系统工程研究的框架,对 其中任一阶段和每一个步骤,又可进一步展开,形成 了分层次的树状体系。该结构具有研究方法上的整体 性(三维)、技术应用上的综合性(知识维)、组织管理上 的科学性(时间维与逻辑维)和系统工作问题的导向性 (逻辑维)等突出特点[11]。由于霍尔三维结构的这些特 点,使其广泛应用于解决规模较大、结构复杂、因素 众多的项目管理问题。杨洋等在[12]中就运用该方法 对单个项目风险的动态管理进行了相关阐述,借用霍 尔三维结构并结合动态和系统的观点来分析项目的风 险,给出了单个项目风险动态管理的方法。李金海在 [13]中将该方法运用于对项目集成化管理的研究,在 对三维结构中的每一个维度进行分析的基础上,给出 了项目风险管理集成化逻辑模型。但是这些研究针对 的都是单个项目中风险的管理方法,没有涉及项目组 合中的风险管理。由于项目组合风险管理相比一般的
单个项目风险管理规模更大,结构更为复杂,需要考 虑的因素也更多,因此考虑运用霍尔三维结构辅助该 问题的研究。 3 项目组合风险管理体系的建立
项目组合风险管理涉及许多方面,需要多方面的 协作,本文以霍尔三维结构为基础,增加了组织维, 建立了一个项目组合风险管理四维体系(TLKC 体系), 其中时间维(Time)代表项目组合管理流程;逻辑维 (Logic) 代 表 项 目 组 合 风 险 管 理 流 程 ; 知 识 维 (Knowledge)代表项目组合风险管理方法;组织维 (Control)代表项目组合风险管理组织。
3.1 时间维——项目组合管理生命周期划分
时间维表征系统工程的工作阶段或者进程。 TLKC 体系的时间维就是对项目组合管理进行的全生 命周期划分。对于项目组合管理的生命周期,目前还 没有统一的划分,不同学者都对这一过程有着各自的 理解和认识,Mack Lycee 认为项目组合管理的生命周 期分为四个阶段:项目组合识别、项目组合规划、项 目组合的执行和项目组合的终止或更新;Rodney Turner 将项目组合管理周期分为制定、组织、部署、 评估和解散五个阶段;Harvey 则相对简单,认为项目 组合管理可分为三个部分:需求和机会的识别、选择 最好的项目组合及计划和执行项目[14]。但是,这些学 者或专家均认为项目组合管理建立的思想就是根据现 实机会和需求来选择合适的项目,进行项目组合的辨 识,制定项目组合执行计划,同时在项目组合执行过 程中不断对之进行优化直至项目组合的解散或完成。 基于这一思想理念,并融入风险管理的思想,总结并 重新对项目组合管理的生命周期划分为四个部分:项 目组合辨识阶段、项目组合计划阶段、项目组合执行 阶段和项目组合跟踪控制,这整个过程如图 1 所示。
项 目 辨 识 阶 段
项 目 组 合 跟 踪 控 制
项 目 组 合 执 行
项 目 组 合 计 划 阶 段
识别项目组合对象
对各个对象进行分类
组合对象清单
评估各项目
经过分类的项目清单
选择合适项目
已经分类和评估的 项目清单价值分数和推荐意见
项目组织综合情况
战略目标
各项目风险分析
项目组织风险控制目标
确定项目优先级
经过选择的 项目清单推荐意见
对组合进行平衡
按优先级排序的 项目清单
确定项目 组合并制定实施计划
确定项目组合
组织资源及项目 管理能力等情况
组织资源
组织承受 风险的能力
授权项目 允许其调配资源等
项目组合执行
项目组合绩效评审与报告
反馈
确定项目组合风 险目标控制计划
将风险控制 融合于项目组合执行
项目组合风险 控制报告
Figure 1. The division of project portfolio life cycle combined with risk management
图 1. 结合风险管理的项目组合生命周期划分
在项目组合辨识阶段,首先要根据项目组织的综 合情况来识别要进行组合管理的对象,即项目及项目 相关工作,然后再根据项目组织的战略目标规划等对 要进行组合管理的对象进行分类并对之做出评估,最 后在已经完成评估的项目清单中选择合适的项目。选 择正确的项目是项目组合管理最基本、最重要的一步, 同时还要根据企业环境及企业项目经验等项目组织的 综合情况,识别项目组合风险管理的内容;在项目组 合计划阶段,主要根据第一阶段得出的项目的评估结 果及项目组合的进度和费用目标来确定第一阶段所选 择的项目的优先级,从而为进行项目组合平衡打基础。 进行项目组合平衡时,需要同时考虑项目组合风险管 理目标、项目组织的承载能力及组合的实施绩效来确 定项目组合并制定项目组合实施计划;在项目执行阶 段,各个项目组合获得使用项目组织资源的权利,按 照项目组合实施计划完成项目组合任务,同时考虑项 目组合目标的完成;在最后一个部分项目组合跟踪控 制阶段,要不断的考察项目组合的绩效情况并做出报 告,并以此给项目选择及组合平衡提供可靠的依据[15]。
3.2 逻辑维——项目组合决策风险管理流程
逻辑维是指系统工程每阶段工作应遵从的逻辑顺 序和工作步骤。TLKC 体系的逻辑维就是指项目组合 风险管理的具体流程。风险是与预期设想有偏颇的可 能的事件,在整个项目组合管理体系下,组合风险起 源于各种活动中存在的不确定性,这些不确定性存在 于很多方面,项目组合受到各种不确定性因素的限制, 项目组合在实施过程中会面临越来越多的风险,而项 目组合管理是一个动态的循环的管理决策过程,故而 对于项目风险的组合管理也应循环进行,在项目组合 管理的各个生命周期阶段都将对应着不同的风险管理 手段,对比分析得到项目组合风险管理总体流程图, 如图 2 所示。
风险登记表变更
识别项目组合风险
安全风险
质量风险开 始
项目组合风险分析
制定项目组合风险目标 实施计划
监督与控制组合风险 目标实施情况
项目组合风险目标 计划执行
反馈
进度风险
费用风险
环境风险
项目辨识阶段
定性组合风险分析
定量组合风险分析
项目组合计划 阶段
项目组合计划 执行阶段
项目组合跟踪 控制阶段
项目组合风险 监控报告
项目组合风险 登记表
项目组合风险目标计划变更
结束 Figure 2. Project portfolio risk management process 图 2. 项目组合风险管理总体流程
3.2.1 风险识别 风险识别首先要对风险因素进行分解,列出哪些 风险可能会影响组合,搞清楚风险的层次结构,然后 运用方向的思维方式把这些不同的风险因素都找出 来,从而来进行判别。这一过程则伴随着项目辨识活 动而进行,识别出的风险有的可能会是整个项目组合 管理结构的风险,而有的可能只是项目组合中某项目 的风险。 3.2.2 风险分析 风险分析是以项目组合中的项目辨识阶段的项目 评估为基础的,对具体的风险因素采用定量或者定性 的分析方法进行适当的数学处理,从而反映风险发生 以及其发展的过程,为制定风险应对计划做基础。 3.2.3 风险应对计划及执行 根据风险分析的结果,针对不同的风险情况制定
出风险的应对策略,同时将这一过程结合到项目组合 计划的制定,从而使项目组合计划执行时就能够同时 执行风险应对策略。当项目组合计划执行过程中,遇 到风险发生时就可以参照项目组合风险应对计划展开 活动。 3.2.4 风险的监督与控制 风险在项目组合执行过程中是可能发生的,不是 一定发生的,要完成风险管理目标就要对风险进行不 断的监督与控制,同时要有规律的形成风险监督控制 报告,反过来促进项目组合风险的识别与应对计划的 制定。
3.3 知识维——项目组合决策风险管理的方法
知识维的内容既包括从事系统工程工作所需要的 知识(运筹学、控制论、管理科学等),也指系统工程 的专门应用领域(企业管理系统工程、社会经济系统工 程、工程系统工程等)。TLKC 体系的知识维具体来说 就是指项目组合风险管理方法。项目组合风险管理是 一种综合的管理活动,其理论和实践涉及到自然科学、 社会科学、工程技术、系统科学、管理科学以及信息 技术等多学科。由于项目组合的风险来源、风险的形 成过程、风险潜在的破坏机制、风险的影响范围以及 风险对项目组合造成的损失等问题错综复杂,而现行 的单一的管理技术、方法或单一的工程、财务、组织、 教育和程序措施都有其局限性,通常都不能适应当前 项目组合风险管理的需要。所以,项目组合风险管理 必须综合运用多种风险管理的方法、手段和措施,并 将这些方法、手段和措施组合起来,才能确保实现项 目组合风险管理的目标。我国著名科学家钱学森[16]曾 指出处理开放的复杂巨大系统唯一的有效方法是定性 与定量相结合的综合集成方法。所以 TLKC 体系的知 识维要求项目组合风险管理借助各个学科的方法理 论,既包括定性方法也包括定量方法,同时更要强调 组合方法的应用。
3.4 组织维——项目组合决策风险管理组织
组织维是指项目组合风险管理的主体。TLKC 体 系的组织维就是一个管理项目组合风险的专门组织。 由于项目组合风险管理的复杂性,如果不设立一个专 门的风险管理组织,就很难对其进行有效的管理。建 立项目组合风险管理组织,有利于明确风险管理在项 目组合管理中所处的地位,便于提高全员的风险意识, 明确自身在风险管理中的职责和义务。同时,由一个 专门的项目组合风险管理组织对项目组合风险进行全
过程的管理,可以保证风险管理措施和方案的顺利实 施,确保风险管理的效果。因此 TLKC 体系的组织维 要求设立专门的部门来负责项目组合风险的管理,并 对风险损失承担相应责任。 本文建议设立项目组合风险管理部,全面负责项 目组合风险的管理,并且承担相应的责任。同时,也 赋予其相应程度的项目组合管理参与权利。项目组合 风险管理部是与财务部、物料部等项目职能管理部门 并列的部门,统一负责项目组合风险的管理,以监理 的身份,负责审查各个项目的健康情况。管理部的职 责是从全局的观点看待项目组合的风险,优化项目组 合的整体风险。其成员包括与项目相关的各个单位与 部门以及每个阶段中不同管理层次的人员,他们除了 要对风险的数据和信息进行收集外,还需要对系统的 原理、结构与操作等知识有着充分、全面、深入的了 解。此外,项目组合风险管理部还需要建立专门的风 险管理机制来进行日常工作的协调、交流、培训、指 导,以及建立高效的 MIS(管理信息系统)来对项目风 险知识进行管理。综上所述,项目组合风险管理部的 风险管理是一种全局的系统管理,由一个专门的部门 对整个项目组合的风险进行统筹管理,让具有不同知 识背景、代表不同利益和需求的人员参与到整个项目 组合风险管理中来,强调信任、协作、沟通以及知识 的共享,其成员对风险的态度不再来自于外界的约束 和压力,而更充满热情和主动,更好地对项目组合的 风险进行有效管理。 最终建立项目组合风险管理体系
4 结论
本文在霍尔三维结构的基础上,提出项目管理组 合风险管理四维体系(TLKC 体系),在项目组合风险管 理流程维对项目组合的整个流程进行重新定义和梳 理,并对项目组合管理进行管理流程分析;在项目组 合风险管理逻辑维将项目组合风险管理过程分为风险 识别、风险分析、风险应对计划及执行、风险的监督 与控制四个阶段,并给出了相应流程。在项目组合风 险管理知识维方面,认为要借助各个学科的方法理论, 既包括定性方法也包括定量方法,同时更注重组合方 法的应用。在项目组合风险管理组织维方面,建议建 立项目组合风险管理部,并对其相应的职能和权利等 进行了描述。四维结合共同构成了项目组合风险管理 体系。为当前的项目组合管理中的风险管理提供了理 论指导,有助于项目导向型企业根据自身情况建立适 合的项目组合风险管理办法,对项目组合中的风险进 行更加系统的管理,从而最大程度地规避风险,创造 价值。
致谢
本篇论文的顺利完成与我的导师乌云娜教授以及 实验室各位师兄师姐的悉心指导是分不开的,是他们 一步步指导我进行论文选题、研究与写作,从而最终 完成了本篇论文。从中我学到的不仅是科技论文的写 作方法,还有他们那种严谨的治学态度以及对真理孜 孜不倦的探索精神,这些都让我受益匪浅。同时,也 要感谢国家自然科学基金面上项目:项目群环境下非 经营性政府投资项目协同监管研究(71271085);北 京市哲学社会科学十二五规划项目:北京市政府投资 复杂大型项目协同监管机制研究(12JGB044)对本研究 的支持。
References (参考文献)
[1] QIU Wanhua. Modern project risk management methods and practices [M]. Beijing: Science Press. 邱菀华. 现代项目风险管理方法与实践 [M]. 北京: 科学出 版社, 2003. [2] Gareis R. Programme Management and Project Portfolio Management:New Competences of Project—oriented Organizations [C]. Vienna:Project Management Austria, 2000. 3-5 [
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